Comment réussir l’organisation d’un séminaire professionnel ?

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Réussir l’organisation d’un séminaire professionnel impose de définir avec précision un axe, des buts, un public et un financement. Plus ces aspects seront clairement définis, plus la probabilité que la manifestation soit un succès est forte. Voici trois groupes d’astuces pour réussir à tous les coups.

Quel est le but du séminaire ?

Faire “son” séminaire parce que l’entreprise concurrente vient d’en faire un, n’est pas toujours une bonne idée. Pour réussir un séminaire professionnel, tout part de l’idée, de l’anticipation correcte de ce qui doit être réalisé. Par exemple : définir les stratégies pour le lancement réussi d’une nouvelle gamme de produits. Cette précision de l’énoncé ne suffit pas. Il faut passer à l’opérationnalisation. Autrement dit : quelles activités doivent exactement être menées ? Quel est le chronogramme d’exécution ? Qui est responsable de leur bon déroulement ? Qui fera remonter les actes du séminaire à la direction ? 

Qui est responsable de chaque activité ? 

Pour l'organisation d'un séminaire professionnel, les activités sus-citées devront être écrites sur un tableau et des noms devront être associés à chacune de ces activités. Une fois les responsables définis, viendra le moment de trouver les moyens. Il faudra pour chaque activité définir un budget. Il faudra faire une évaluation précise : qu’est-qu’il faudra faire ? Combien cela coûtera ? Chaque activité sera décomposée sur le papier en plusieurs sous-activités et un budget sera établi. Cette décomposition a un autre intérêt : permettre d’identifier les problèmes qui pourraient survenir pendant ces activités. Une fois qu’un risque est identifié, il est plus facile à éviter. Les invitations devront aussi être surveillées : il faudra définir avec soin l’ensemble des personnes devant venir, leur envoyer les invitations et ne pas oublier de demander des confirmations. Pas de réponse : alors relancez systématiquement. 

Où et comment trouver les fonds ?

Trouver les fonds nécessaires pour mener les activités peut se faire au sein de l'entreprise; simplement en proposant un budget au service financier de la société. Une autre option consiste à financer intégralement l’activité par une source extérieure. Dans ce cas, il sera d’autant plus simple de financer les activités qu’elles recouperont le champ d’activité d’un partenaire. Si le séminaire professionnel est par exemple relatif à la diffusion d’un nouveau logiciel, les prestataires proposant des services informatiques seront intéressées pour financer les segments du séminaire leur procurant une visibilité.